MS Project
Основы управления проектами
Проект — последовательность задач, реализующая поставленную цель в установленные сроки и в рамках выделенных ресурсов.
Задача — работа, характеризующаяся временем выполнения, потребностью в ресурсах и условиями, при которых она может выполняться. Работы, выполняемые одновременно, называют параллельными.
Ресурсы — работники, специалисты, машины и оборудование, материалы, денежные средства, необходимые для выполнения проекта и подконтрольные менеджеру проекта.
Управление проектом — организация выполнения проекта в установленные сроки и в рамках выделенных ресурсов.
Цель управления проектом состоит в рациональном распределении имеющихся ресурсов для выполнения проекта в установленные сроки и в рамках выделенных ресурсов.
Качество управления проектом оценивается по следующим критериям, расположенным в порядке убывания значимости:
- чистая текущая стоимость проекта;
- срок сдачи проекта в эксплуатацию;
- затраты на реализацию проекта;
- своевременность финансирования и поставок;
- равномерность загрузки ресурсов;
- соблюдение запланированных сроков выполнения работ;
- отношения в трудовом коллективе,
- взаимоотношения с подрядчиками, инвесторами и другими партнёрами.
На практике главным критерием обычно признаётся срок сдачи проекта в эксплуатацию.
Управляя проектом, менеджер должен принимать во внимание многочисленные разнородные факторы, например:
- технологическую последовательность работ;
- обеспеченность работ ресурсами;
- возможность привлечения дополнительных ресурсов;
- режим работы руководителей, специалистов, рабочих и служащих;
- возможность сверхурочной работы и сопряжённые с ней затраты;
- своевременность финансирования;
- согласованность во времени присутствия на рабочих местах работников, наличия необходимых ресурсов;
- своевременность доставки материалов;
- риски и неопределённости;
- потери, возникающие в случае отставания реализации проекта от графика;
- отношения в трудовом коллективе, деловые качества руководителей и специалистов, их мнения по вопросам выполнения проекта.
Без компьютерной поддержки менеджер, управляя проектом, может надеяться лишь на интуицию и на благоприятное стечение обстоятельств. Такой подход может оправдать себя, если проект предусматривает выполнение десятков работ. Если же речь идёт о десятках тысяч, провалы неизбежны даже в деятельности самых талантливых менеджеров.
Менеджер проекта несёт ответственность за своевременную сдачу проекта в эксплуатацию, за соблюдение сметы проекта, за качество составления, за выполнение сетевого плана и плана финансирования, за рациональную загрузку используемых ресурсов, за своевременность и точность информации, предоставляемой всем участникам проекта.
Процесс управления проектом подразделяется на три основных этапа:
- планирование;
- мониторинг;
- анализ.
На этапе планирования менеджер определяет смету проекта, составляет сетевой план, а на его основе формирует финансовый план и планирует дата сдачи проекта в эксплуатацию. План проекта должен быть утвержден заказчиком и согласован с партнерами.
На этапе мониторинга менеджер должен обеспечить соблюдение сетевого плана и плана финансирования в условиях неопределённости и быстро меняющихся внешних условий, а при угрозе существенного отклонения от планов — своевременно представить информацию об этом руководству проекта, предложить и аргументировать конкретные решения, подготовить проекты соответствующих документов и соглашений. Это наиболее напряжённый этап деятельности менеджера.
На этапе анализа менеджер подводит итоги выполнения проекта, выявляет резервы сокращения продолжительности работ и размеров затрат, изучает допущенные ошибки и просчёты и предлагает мероприятия, позволяющие избежать их в будущем, готовит соответствующие предложения руководству своей компании и её партнёрам.